La Gestión Financiera, una herramienta para el Éxito del Proyecto.

Cuando hablamos de gestión financiera nos referimos a la herramienta que nos permite unificar la planificación, control y conocer los informes financieros que respaldan la ejecución del proyecto.

Conocer de manera oportuna el estado financiero de todo proyecto es vital y relevante, nos permite construir estrategias firmes y tomar las mejores decisiones; lo que nos lleva a tener un avance físico de acuerdo a lo programado.

En todo proyecto una buena gestión financiera proporciona información esencial para cada uno de los miembros del equipo de trabajo, las tareas de ejecución y supervisión se facilitan generando la detección de errores a mas temprana, y logrando tomar los controles necesarios que pueden comprometer el presupuesto asignado para el proyecto; también previene fraudes y posible corrupción en desvíos inusuales, es por esto que la gestión financiera la podemos llamar como la herramienta principal con la que los líderes apuntan al éxito del proyecto.

Para desarrollar cualquier tipo de proyecto, siempre requerimos fuentes externas para financiarnos, lo importante de esto es determinar la estrategia de financiación, la planificación financiera y como se realizara el cierre financiero, lo que lleva a que cada líder del proyecto aborde con responsabilidad el proceso de ejecución.

A continuación enuncio varias pautas para tomar en cuenta:

• ¿Como Identificar una buena Estrategia de Financiación? La mejor forma de planeación de la estrategia es con estudios previos de inversión (prefactibilidad) que sirve como base para tomar decisiones y la forma de ejecutar el proyecto y estructurar el plan de negocios. Esta estrategia financiera pretende fortalecer los recursos y mitigar las debilidades que puedan haber o hayan sido observadas; con esto se tiene la información necesaria para llevar una negociación justa y equilibrada que favorece a las partes (los inversionistas). Al identificar la estrategia financiera se debe contar con un equipo de trabajo comprometido, aquí juega un papel importante los propietarios del proyecto (cliente) y los colabores que son los gestores del proyecto: (Gerente, administrador, equipo de ejecución). Cuando ya se haya conformado esto, se establece el plan y la manera de generar un cierre exitoso del proyecto.

• Planeación Financiera: Después de conseguir la estrategia a seguir y los acuerdos, la confiabilidad del proyecto se medirá por la rigurosidad de los estudios de preinversión, para que estos sean exitosos deben alcanzar el nivel de factibilidad, lograr un punto de equilibrio. La planificación financiera se puede medir cuando los estudios de preinversión se hallan realizado con una rigurosidad y análisis entre las partes. Es importante resaltar que los diseños técnicos (Arquitectonicos e Ingeniería) deben alcanzar un nivel avanzado de detalle, los cuales permitan al proyecto suficiente información tal como: Programación de Actividades a Ejecutar, Información de proveedores y condiciones a negociar, Cronograma de actividades, garantías exigidas para la ejecución. Entre otros…

• Plan Financiero: Debe llevar los siguientes aspectos claves para un buen desarrollo en la ejecución del proyecto: Los Inversionistas deben garantizar los recursos suficientes para la ejecución del proyecto de no ser así se genera atrasos en lo programado y los eventuales actores participantes como (proveedores, gestores, y equipo del proyecto) no sentirán respaldo en el pago de sus actividades para continuar sus operaciones. A su ves el gerente y/o director del proyecto debe mirar el mercado para buscar negociaciones en productos o mano de obra que beneficie a los costos del proyecto, escoger el menor costo sin perder su calidad, esta ultima nunca será negociable.

• Cierre Financiero: Para estructurar adecuadamente el cierre financiero de un proyecto y que esté no se vuelva un dolor de cabeza, es recomendable llevar toda la información técnica, económica y operativa al día. También es recomendable realizar un cierre con el personal que ejecuto el proyecto, hablar de las lecciones aprendidas y esto garantizara para futuros proyectos un avance enorme en la consecución de un nuevo proyecto. El cierre financiero no solamente se refiere al aspecto económico, también esta asociado a la adecuada terminación de los contratos y todo lo relacionado con los aspectos legales, tener un adecuado cierre y dejar que el líder realice los distintos procedimientos generan el 100% del avance del proyecto como tal.